Ravintovalmentaja, älä yritä tehdä kaikkea itse!
Moni aloitteleva valmentaja tekee toiminnan alussa aivan kaiken itse. Tämä voikin olla alkuvaiheessa järkevää, mutta pidemmän päälle on paljon järkevämpää ulkoistaa asioita ulkopuolisille ja verkostoitua yhteistyötarkoituksessa muiden alojen ammattilaisten kanssa.
Muistan erittäin hyvin vuoden 2001, kun olin juuri perustanut ensimmäisen yritykseni. Olin tehnyt aivan kaiken itse ja olin erittäin ylpeä tekemisistäni. Heti yrityksen nimen keksittyäni tein sille hienon logon sekä edustavat www-sivut. Hoidin itse kirjanpidon, laskutuksen ja jopa kirjeiden postituksen, koska uskoin vahvasti, että näin tekemällä säästäisin merkittävästi rahaa ja aikaa. Oikeastaan enempää en olisi voinut olla väärässä.
Yleensä uran alkuvaiheessa innostusta riittää. Useimmilla halu tehdä kaikki asiat itse juontaa juurensa pyrkimyksestä säästää kustannuksissa, koska kaikki muualle ulkoistettu työ yleensä tarkoittaa oman tilipussin pienentymistä. Toki kaiken itse tehdessä oppii paremmin hahmottamaan myös sen kaiken ylimääräisen työn määrän, jota valmennustoiminta vaatii.
Mutta miksi en tee kaikkea itse? Mitä olen ulkoistanut ja miksi?
Ensimmäisten palveluiden ulkoistus
Ensimmäisenä ulkoistamani asia oli kirjanpito ja laskutuksen hoitaminen. Hyvän tilitoimiston löytäminen on asia, johon kannattaa panostaa hiukan aikaa ja kysellä ehdottomasti suosituksia myös muilta pieniltä yrittäjiltä. On aivan erilaista hoitaa ison yrityksen taloushallintoa kuin auttaa pientä yrittäjää taloushallinnon palveluiden tuottamisessa.
Nykyisin tarjolla on valtava määrä erilaisia palveluita, joiden avulla voit erittäin helposti hoitaa kirjanpidon ja siihen liittyvän kuittien pyörityksen ulkopuoliselle taholle. Helpoimmillaan tositteiden lähettäminen kirjanpitäjälle onnistuu matkapuhelimen avulla jolloin varsinaisia paperikuitteja ei juurikaan tarvitse kärrätä.
Laskutuksen osalta vaihtoehtona monelle ovat myös laskutuspalvelut, joihin ajattelin palata vielä myöhemmin ihan omassa kirjoituksessaan. Itse olen käyttänyt jo pitkään palveluntoimittajaa, jonka palvelusta saan kätevästi lähetettyä laskut asiakkaille ja palvelun toimittaja hoitaa automaattisesti minulle laskujen mahdollisen perinnän jne. Näen yhdestä näkymästä helposti maksamattomien laskujen kokonaismäärän ja pystyn helposti suunnittelemaan näiden tietojen perusteella muita yritykseni asioita.
Kannattaako minun hankkia vai tehdä itse?
Tämä on asia, jota monet yrittäjät päätyvät jossain vaiheessa uraansa miettimään. Kannattaako asioita tehdä itse vai olisiko ne kenties kannattavampaa hankkia muualta?
Asiaa kannattaa lähestyä miettimällä yrityksesi ydintoimintaa. Jos yrityksen liiketoimintana on liikunta- tai ravintovalmennuspalveluiden tarjoaminen, kannattaisi useimmiten keskittyä niiden tuottamiseen ja pyrkiä minimoimaan kaikkien muiden asioiden tekeminen. Toki jos olet entuudestaan taloushallinnon ja verotuksen ammattilainen voi asiat olla hiukan erilaisella painotuksella.Arvioi ensin aika, joka sinulta kuluu esimerkiksi kirjanpidon ja verotusasioiden kanssa keskimäärin. Ota huomioon, että vuositasolla aikaa menee esimerkiksi verotuksen ja kirjanpidon kanssa vaihtelevia määriä. Vuosi-ilmoitukset, tilinpäätökset ja muut isommat urakat saattavat viedä paljonkin aikaa.
Kun tiedossa on keskimäärin vuodessa asiaan menevä aika, laske tämän ajan kustannus kertomalla se normaalilla tuntiveloituksellasi. Siis sillä, jonka veloittaisit asiakkailtasi, jos tuo sama aika käytettäisiin heihin. Lopulta sinulla pitäisi olla tiedossa palveluiden tuottamisen kustannus itse tehtynä, jonka jälkeen palvelutarjoajien kilpailuttaminen voidaan aloittaa. Ammattilainen tekee usein taloushallinnon työt noin puolessa siitä ajasta, joka amatööriltä niihin kuluu.
Miksi siis en tee kaikkea itse?
Huomasin jossain vaiheessa, että käyttämästäni ajasta kohtalaisen iso määrä kului ns. paperitöiden pyörittämisessä ja aikaa jäi vähemmän itse toimintaan, josta kykenin laskuttamaan asiakkaitani. Siirrettyäni kirjanpidon ja laskutuksen ulkoiselle kumppanille huomasin, että kykenen ottamaan käytännössä yhden maksavan asiakkaan lisää kuukautta kohden, jolta kykenin kuitenkin laskuttamaan merkittävästi isomman summan kuin mitä käytin ulkopuolisten palveluiden ostamiseen.Näiden lisäksi olin aina aiemmin käyttänyt tilikauden lopussa merkittävästi aikaa veroilmoituksien ja yrityksen tilinpäätösten tekemiseen. Tämä aika jäi minulle nyt täysin muuhun käyttöön.
Vaikka kokonaisuudessaan en tällä muutoksella välttämättä päässyt tienaamaan enemmän kuin aiemmin, jäi minulle vuositasolla merkittävästi enemmän aikaa asioihin, joista nautin itse. Käytännössä se aika, joka minulle jäi vapaaksi vuosittaisten tilinpäätösten tekemisien ulkoistuksen jälkeen menee nyt omaan koulutukseeni. Kokonaisuutena yrityksen peruspalveluiden ulkoistaminen ammattilaiselle on useimmille yrittäjille kannattavaa, koska tällöin itselle jää enemmän aikaa yrityksen toiminnan kehittämiseen ja asiakkaiden hankkimiseen.
Artikkelin kirjoittaja on Trainer4You Ravintovalmentaja Jussi Jaurola.
Lisäksi ammattilainen osaa usein neuvoa ja avustaa erilaisissa verotukseen liittyvissä asioissa. Käytä aikaa hyvän ammattilaisen löytämiseen, koska se voi säästää sinulta myöhemmässä vaiheessa tuhansia euroja esimerkiksi verotukseen liittyvien asioiden hoitamisessa.