Kuinka paljon kuntokeskuksessa olisi hyvä tarjota ryhmäliikuntatunteja? Tarvitaanko niiden suunnitteluun erikseen vastaava? Entä miten sijaishankinta tulisi hoitaa mahdollisimman tehokkaasti? Mm. näihin kysymyksiin saat vastaukset tästä artikkelista. Artikkeli on poiminta uutuuskirjasta Kunnon liiketoimintaa, joka on idearikas ja käytännönläheinen opas jokaiselle yrittäjälle, etenkin liikunta-alalla. Kirja on lisäksi hyvin asiakaslähtöinen. Ovathan asiakkaat juurikin se syy, miksi palveluita tuotetaan.

Hyvin johdettu ryhmäliikuntatoiminta tarvitsee ryhmäliikuntavastaavan

Milloin tunteja on niin paljon, että vastaava tarvitaan, ja kuinka paljon vastaava saa aikaa työhönsä käyttää? Karkeasti laskettuna, jos tunteja on lukkarissa yli 30, on hyvä miettiä vastaavan työn tarpeellisuutta. Suomessa on vain muutama keskus, jossa ryhmäliikuntavastaava on täysipäiväinen. Näissä paikoissa ryhmäliikuntaa ohjataan satoja tunteja viikossa ja vastaava ohjaa tunteja myös itse. 50–100 tuntia viikossa vaatinee puolipäiväisen vastaavan riveihinsä. Vastaavan toimenkuva voi sisältää vastaavuuden ja ryhmäliikuntatuntien ohjaamisen lisäksi muita liikunnanohjaajan tai asiakaspalvelutehtäviä.Suosittelemme, että vastaava on talossa täysipäiväisesti. Se helpottaa arjen toimivuutta ja sitouttaa vastaavaa omaan työhönsä. Vastaavaksi tulee valita henkilö, joka omaa itsekin laajan lajirepertuaarin. Hänen tulee olla joustava. Kenenkään vatsataudin alku ei katso sitä, onko kello neljä ja vastaavan työvuoro tänään jo päättynyt. Hänen tulee omata hyvät järjestelytaidot. Kova stressinsietokyky on pelkkää plussaa. Tämä on vaativa, mutta palkitseva vastaavan rooli kuntokeskuksessa.

Arki on hektistä

Alituiset flunssakierteet koettelevat usein yrityksen toimintakykyä. Siksi on hyvä tehdä vuosisuunnitelma vastaavan työn tueksi. Kalenteriin on hyvä merkata ajat, milloin suunnittelee vuoden kaikki lukujärjestykset, ohjaajatapaamiset, koulutukset, tiedottamiset, seurannan ja raportoinnin. Kirjaa maksimissaan yksi tehtävä päivälle. Arjen sekasorron iskiessä on helpompi pysyä suunnitelmassa, kun sellainen on olemassa.Ryhmäliikuntavastaavan suusta kuuluu usein, että pitäisi seurata tunteja enemmän, mutta kun on niin kiire, ettei ehdi. Hyvällä taustasuunnittelulla selviää jatkuvasta seurannasta ja kaikki säästävät aikaa. Ryhmäliikunnan palkkausosiossa puhumme suunnittelusta. Mikäli suunnittelusta maksetaan palkkaa, voidaan sen toteutukseen yrityksessä ottaa kantaa miten se tehdään.

Toimiva malli voi olla yhteissuunnittelu

Tämä tarkoittaa sitä, että ohjaajat, jotka ohjaavat samannimisiä tunteja kokoontuvat vaihtoviikkojen yhteydessä suunnittelemaan tunnin yhdessä. Tässä on monia etuja kaikille. Ohjaajat tapaavat toisiaan, joka lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tietoa voidaan jakaa. Uudet tuovat viimeisintä ammatillista oppiaan ja taas konkarit auttavat pitämään toiminnan linjassaan. Kenelläkään ei homma lähde liiaksi lapasesta. Suunnittelu ohjaajilta käy ryhmässä nopeammin, kuin yksin. Motivaatio lisääntyy, kun musiikkeja, liikkeitä ja ajatuksia voidaan jakaa. Asiakkaan ja yrityksen näkökulmasta on arvokasta, että samannimiset tunnit ovat samanlaisia. Näin palvelukokemus ei muutu asiakkaan vaihtaessa tunnilta toiselle.Älä ammu itseäsi polveen laittamalla kahta talon ainoaa kuntonyrkkeilyohjaajaa samaan aikaan ohjaamaan tunteja. Tällöin sinulla on joka kerta ongelma, kun tarvitset sijaista. Sijaiset kannattaa suunnitella ihan Exceliin ylös siinä kohtaa, kun ryhmäliikuntalukujärjestys on valmistumassa. Listaa kahdesta kolmeen ensisijaista ohjaajaa, jotka hoitavat loma- ja sairas-tapauksissa tunnin ohjaamisen. Sen jälkeen listaa ohjaajat, joita voit kysyä sijaiseksi talon ulkopuolelta. Mieti myös voiko joku työvuorossa oleva liikunnanohjaaja hoitaa tunnin, jos hänen tunnilleen tai työtehtävään esimerkiksi vastaanottoon on helpompi saada sijainen? Suunnittelu säästää paljon voimavaroja ja aikaa arkeen ja sen hektisyyteen varautumisessa.Sijaisten hankintaa varten suunnittele systeemi, joka toimii yrityksessäsi. Pidä huolta, että kaikki yrityksessäsi myös tietävät tämän systeemin. Toimintamalli yleensä on se, että vastaava hoitaa sijaiset. Vastaanotto tai joku kollega voi olla apuna. Silti ryhmäliikuntavastaava on vastuussa siitä, että sovitut tunnit pidetään ajallaan ja paikallaan. Yritys on velvollinen hoitamaan sijaiset työntekijän sairastuessa ja vuosilomien aikaan.Miten toimitaan ohjaajan halutessa omaa lomaa, on yrityksen linjattava itse. On olemassa automaattipalveluita, jotka etsivät tuuraajaa, joka voi olla vastaavan apuna. Oma Facebook- tai WhatsApp-ryhmä voi olla tänä päivänä nopein tapa tavoittaa ihmiset päivän aikana. Älä kuitenkaan aliarvioi suoran viestin tai puhelun voimaa. Se saattaa pelastaa monessa paikassa.

Sovitut tunnit tulee myös ohjata, vaikka tunnille saapuisi vain yksi osallistuja

Mieti hetki asiaa asiakkaan kannalta. Hän on saattanut lähteä töistä ajoissa, hakea lapset päivähoidosta ja mahdollisesti vielä matkustanut tovin tullaksesi kuntokeskuksesi tarjoamalle tunnille, josta hän maksaa. Miten voisimme sanoa, että emme pidä tuntia, kun vain sinä saavuit paikalle? Hyvää pelisilmää ohjaajalta on tässä tilanteessa kysyä asiakkaalta mitä hän haluaisi tehdä? Tunninhan voisi käyttää vaikka treeniin ja tekniikkaan, jos asiakas näin toivoo. Mikäli näin sattuu usein, on aika tarkastella omaa palvelua ja sen toimivuutta.Saako tunnin perua? Jos asiakkaalta kysytte, niin vastaus on ei. Ja asiakkaitahan varten tätä tehdään. Jäsenklubeilla tuntien määrä ja kannattavuus on helppo laskea. Klubin tulisi tarjota tunteja aina silloin, kun se on luvattu asiakkaalle. Miltä sinusta tuntuisi mennä treenaamaan ja kääntyä ovelta kotiin? Tuntien peruminen on varma tapa saada negatiivista mainosta.Hädässä tänä päivänä tunnin voi ohjata vaikka virtuaalisesti. Tämä olisi kuitenkin se viimeinen vaihtoehto. Viimeisessä vaihtoehdossa on vain se ongelma, että kun se on vaihtoehto, se tulee helposti käyttöön. Mieluummin käytössä voisi olla toimintamalli, että haasteellisessa tilanteessa tuntityyppi muutetaan toiseksi, joka on mahdollisimman lähellä alkuperäistä. Esimerkiksi, jos koulutettua pilatesohjaajaa ei meinaa löytyä sijaiseksi, voisi tunti olla vastaava kehonhuoltotunti. Muutoksesta kannattaa aina informoida asiakkaita, vaikka tekstiviestillä ennakkoon. Näin vastaanoton työ helpottuu ja asiakas voi valita.

Tiedottaminen tunneilla on osa ryhmäliikuntaohjaajan toimenkuvaa

Vastaava voi hoitaa tiedottamisen ohella ryhmäliikuntatiloihin pienet muistilaput viikoittain tai kuukausittain, jossa on talon tapahtumia ja yleistä tiedotettavaa. Ryhmäliikuntaohjaaja voi tavata satoja asiakkaitasi viikon aikana. Tämä kasvokkain tapahtuva kontakti on loistava tiedotus- ja markkinointikanava. Mikä on sen parempi tapa myydä jotain palvelua kuin se, että asiakkaan ihan-noima ohjaaja suosittelee palvelua, valmennusta tai toista ryhmäliikuntatuntia.

Välineet ovat yhteisessä käytössä ja kaikkien huollettavia

Matot ja painot pysyvät pidempään käyttökuntoisena ja siisteinä, kun niitä pidetään hyvin. Opeta henkilökunta ja asiakkaat arvostamaan omaisuuttasi. Hyvät käytöstavat ryhmäliikunnassa ovat sitä, että välineet viedään omille paikoille käytön jälkeen, patjalla pidetään omaa hikipyyhettä. Rikkinäiset välineet tuodaan pois salista ja kaikki ohjaajat tietävät kenelle välineistön hajoamisesta tai puutostarpeista ilmoitetaan. Hoitakaa välineet nopeasti kuntoon. Se on osa hyvää johtamista ja asiakaspalvelua, että esimerkiksi äänentoistolaitteet ovat asianmukaisessa kunnossa ja toiminnassa.

Palkkausmalli ryhmäliikuntaan

Tästä voit lukea lisää kirjasta Kunnon liiketoimintaa.